HINWEISGEBERSCHUTZSYSTEM

Einleitung

Der Name Sandmaster steht für Sicherheit und Sauberkeit von Sport- und Spielflächen. Unsere Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter schätzen uns als verlässlichen und innovativen Partner und Arbeitgeber. Wir stehen für Stabilität und Vertrauen. Erfahrung und kontinuierliche Weiterentwicklung sind Grundlagen unseres Erfolgs.

Werte, die uns verbinden und zu denen sich die Geschäftsführung verpflichtet: Ehrlichkeit, Verantwortung, Zusammenhalt, Anerkennung, Respekt und Innovation.

Wir erwarten von unserer gesamten Belegschaft die Einhaltung hoher Standards. Jedes verdächtige Fehlverhalten sollte so schnell wie möglich gemeldet werden. Ziel dieser Regelung ist die Aufdeckung strafbarer Handlungen innerhalb von Sandmaster, die sonst möglicherweise verborgen bleiben. Jeder Hinweisgeber kann sich frei entscheiden, ob eine Meldung im eigenen Namen oder vollständig anonym abgegeben wird.

Wir begrüßen es, wenn Hinweisgeber zunächst unser Hinweisgebersystem nutzen, und uns die Möglichkeit zur Klärung und Abhilfe geben. Sollte einem intern gemeldeten Verstoß nicht nachgegangen werden, bleibt es Mitarbeitenden und externen Hinweisgebern unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

1.              Was versteht man unter Hinweisgeber?

Hinweisgeber sind Personen, die durch ihre Meldung dazu beitragen, dass Fehlverhalten oder Risiken im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit erkannt und vermieden werden. Dazu gehören alle illegalen, missbräuchlichen und kriminellen Aktivitäten sowie alle Verstöße gegen gesetzliche Pflichten.

2.               Organisation

Wir haben uns als Sandmaster entschieden, die Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form mit Hilfe einer digitalen Hinweisgeber-Lösung zu erfassen. Die Meldungen werden ausschließlich über das Meldeportal durch „Personal-Compliance” entgegengenommen. Es wird der Geschäftsführung so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von drei Monaten, Maßnahmen vorgeschlagen, wie auf ein inakzeptables Verhalten angemessen reagiert werden kann.

3.                Schutz und Unterstützung für Hinweisgeber

Wir wollen Offenheit fördern und werden Hinweisgeber bei der Meldung von Vorfällen unterstützen, die unter diesen Grundsatz fallen, auch wenn sich die Hinweise später als unbegründet erweisen sollten.

Hinweisgeber dürfen keine Benachteiligungen wegen des Hinweises befürchten müssen. Wer sich benachteiligt fühlt, sollte dies unverzüglich den für die Aufdeckung von Fehlverhalten zuständigen Personen mitteilen. Wird die Angelegenheit dadurch nicht geklärt, ist eine förmliche Beschwerde einzureichen.

Hinweisgeber dürfen weder bedroht noch in irgendeiner Form Repressalien ausgesetzt werden.

 Sollte sich umgekehrt herausstellen, dass ein Hinweisgeber bewusst falsche Anschuldigungen erhoben hat, weil er sich dadurch persönliche Vorteile verschafft hat, muss der Hinweisgeber ebenfalls mit rechtlichen Maßnahmen rechnen.

4.               Wie funktioniert das im Detail?

4.1    Meldung und Bearbeitungsfrist

Ausschließlich für Hinweisgeber haben wir mit Legaltegrity eine Telefon-Hotline und eine Web-Lösung eingerichtet, über die jeder Mitarbeiter unternehmensbezogene Rechtsverstöße offen mit Namensnennung aber auch anonym melden kann:

Telefonnummer: +49 800 3800 999

Link:   https://app.whistle-report.com/report/54a3857b-54ca-45a5-8c32-4a801e90b10d

QR-Code:

Jeder Hinweis wird sorgfältig geprüft. Bei anonymen Hinweisen ist es wichtig, dass Sie vollständige Angaben zum Sachverhalt machen. Sie können die Meldestelle über die Hinweisgeber-Plattform auch nach einer anonymen Meldung erneut kontaktieren (telefonisch oder über das Internet), wenn Sie zusätzliche Umstände festgestellt haben. Die Meldestelle kann Sie ebenfalls über die Chat-Funktion im Hinweisgebersystem kontaktieren.

Die Meldestelle dokumentiert die gemeldeten Informationen unter Angabe des Datums, der Art und der Umstände des gemeldeten Regelverstoßes sowie ggf. der Namen der für den behaupteten Regelverstoß verantwortlichen Person(en). Der Hinweisgeber erhält von der Meldestelle innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung über die Chat-Funktion des Hinweisgebersystems.

Auf jeden Hinweis wird spätestens innerhalb einer Frist von weiteren drei Monaten reagiert; bei schwerwiegenden Rechtsverstößen wird die Meldestelle unverzüglich Ermittlungen einleiten und gegebenenfalls alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um das festgestellte rechtswidrige Ver-halten abzustellen.

4.2  Berichtspflicht

Die Meldestelle wird zu jeder eingegangenen Meldung eine kurze Stellungnahme abgeben, aus der nachvollziehbar hervorgeht, welche Ermittlungsverhandlungen eingeleitet wurden, ob sich der in der Meldung mitgeteilte Verdacht als begründet oder unbegründet erwiesen hat und welche Maßnahmen zur Beseitigung des Rechtsverstoßes ergriffen wurden. Soweit der gemeldete Rechtsverstoß grundsätzliche Bedeutung hat, die Vermögensinteressen der Gesellschaft gefährdet oder die Geschäfts- oder Risikopolitik der Gesellschaft betrifft, ist er dem Geschäftsführer der Gesellschaft zur Kenntnis zu bringen. Dieser entscheidet in Abstimmung mit dem „Personal-Compliance-Beauftragten” über die zu ergreifenden Maßnahmen (z. B. Erstattung einer Strafanzeige, Meldung an die BaFin etc.). Die Meldestelle wird innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung über die Chat-Funktion von LegalTegrity über die ergriffenen Folgemaßnahmen informieren.

4.3  Hinweise gegen die betreuende Person der internen Meldestelle

• In den Fällen, in denen sich die Beschwerde gegen die Person der internen Meldestelle persönlich richtet, kann der Hinweisgeber seine Beschwerde in anonymer Form schriftlich oder mündlich direkt an die Geschäftsführung richten. Die Geschäftsführung entscheidet über das weitere Vorgehen. Wichtig: Dieser Hinweis kann nicht über das Hinweisgebersystem eingereicht werden!

• Tragen Sie unten Ihre E-Mail Adresse ein und Sie erhalten umgehend die Kontaktdaten zur Geschäftsleitung zugesendet, automatisch und anonym.